När användning av AI inte är beslutat – men ändå sker

Artificiell intelligens blir allt mer tillgänglig inom hälso- och sjukvården. Många AI-verktyg kan användas utan installation, integration eller omfattande tekniska processer.

Detta gör att teknologin ofta finner sin väg in i arbetsvardagen innan det har diskuterats eller beslutats på ledningsnivå. En kliniker kan använda AI för att formulera journaltext, en sekreterare kan automatisera administrativa uppgifter, eller ett analysverktyg kan användas för att bedöma röntgenbilder.

Sådan användning kan uppstå utan att verksamheten har en samlad översikt över vilka system som faktiskt används.

Denna artikel förklarar varför AI-användning i kliniker ofta uppstår utan ett formellt beslut, och vilka organisatoriska frågor detta kan väcka.

Vad menas med AI-användning inom tandvården?

AI-användning inom tandvård omfattar system som analyserar data, genererar förslag eller automatiserar uppgifter baserat på statistiska modeller och maskininlärning.

I praktiken kan detta inkludera:

• analys av röntgenbilder och diagnostiska data

• stöd för journalföring eller dokumentation

• automatiserad patientkommunikation

• analys av kliniska eller administrativa data

• automatisering av interna arbetsprocesser

Många av dessa lösningar är tillgängliga som standardfunktioner i programvara eller som webbaserade verktyg.

Det gör att teknologin kan tas i bruk utan omfattande implementationsprocesser.

Var uppstår ansvarsfrågan?

Ansvaret uppstår när AI används i arbetsvardagen utan ett tydligt beslut om dess användning.

Detta kan ske i flera situationer.

När anställda introducerar verktyg själva

Anställda kan upptäcka AI-verktyg som gör arbetet mer effektivt och börja använda dem vid dokumentation eller analys.

När nya funktioner läggs till i befintliga system

Journal- eller administrativa system kan få nya AI-funktioner genom uppdateringar. Dessa kan användas utan egen implementationsprocess.

När teknologin uppfattas som ett personligt verktyg

Vissa AI-verktyg används på samma sätt som ordbehandlingsprogram eller sökverktyg. Därmed kan de uppfattas som individuella hjälpmedel snarare än system som påverkar verksamheten.

När sådana situationer uppstår kan verksamheten befinna sig i en situation där AI används i praktiken – utan att användningen är organiserad eller dokumenterad.

Vanliga missförstånd

«Detta är bara individuella hjälpmedel»

AI-verktyg kan uppfattas som personliga produktivitetsverktyg.

När de används i arbete med patientinformation, dokumentation eller kliniska bedömningar blir de emellertid en del av verksamhetens arbetsprocesser.

«Teknologin påverkar inte kliniken»

Även små verktyg kan påverka hur arbetet utförs, till exempel genom att generera text eller analysera information.

Därigenom kan teknologin indirekt påverka hur beslutsunderlag utformas.

«Detta gäller bara stora system»

Det är en vanlig uppfattning att styrning först blir relevant vid större teknologiska system.

I praktiken kan även mindre verktyg få betydelse om de används i centrala arbetsprocesser.

«Användningen slutar av sig själv»

När anställda först upplever att teknologi effektiviserar arbetet, kommer användningen ofta att öka över tid.

Utan översikt kan verksamheten tappa kontrollen över vilka system som faktiskt används.

Vad bör vara på plats i praktiken?

När verksamheter upptäcker att AI används utan ett formellt beslut börjar arbetet ofta med att skapa en översikt.

Flera åtgärder kan vara relevanta.

Kartläggning av faktisk användning

Det första steget är ofta att identifiera vilka AI-verktyg som faktiskt används i kliniken.

Detta kan innefatta:

• analysverktyg

• textgenereringsverktyg

• automatiseringssystem

Klargörande av ansvar

Verksamheten bör klargöra vem som har ansvar för att bedöma användning av teknologi och följa upp systemen över tid.

Bedömning av hur teknologin påverkar arbetet

Ledningen bör bedöma om AI påverkar:

• dokumentation

• kliniska bedömningar

• patientkommunikation

• administrativa processer

Etablering av en styrningsstruktur

När teknologin är kartlagd kan verksamheten etablera en struktur för hur AI ska användas och följas upp.

Detta kan inkludera översikt över system, ansvarslinjer och riktlinjer för användning.

Sådana strukturer överensstämmer också med utvecklingen inom europeisk reglering av artificiell intelligens, där verksamheter förväntas ha överblick över och kontroll över hur AI används operativt. 

Acteras roll i detta

Actera är etablerat för att ge tandvårdsverksamheter struktur kring ansvarsfull användning av AI.

Vi arbetar inte med teknologiutveckling eller kliniska beslut, utan med styrningsstruktur, ansvarslinjer och dokumentation – så att AI kan användas på ett säkert, förutsägbart och spårbart sätt.

Detta innebär bland annat att kartlägga faktisk AI-användning i verksamheten, etablera översikt över system och utveckla styrningsmodeller som ger organisationer bättre kontroll över teknologin i drift. 

Avslutande reflektion

Artificiell intelligens tas ofta i bruk i arbetsvardagen innan verksamheter hinner etablera strukturer kring teknologin.

Detta är en naturlig följd av att många AI-verktyg är lättillgängliga och enkla att använda.

Utmaningen uppstår först när teknologin påverkar arbetsprocesser utan att verksamheten har översikt över användningen.

Genom att kartlägga faktisk användning och etablera tydliga styrprinciper kan kliniker gå från informell användning av AI till en mer strukturerad och spårbar praxis.