Hvordan vite hvilke KI-verktøy som faktisk brukes i klinikken?

Mange ledere tror at “vi bruker ikke KI”, når realiteten er at KI brukes litt overalt – ofte uformelt: tekstforslag, transkribering, bildeverktøy, søk, pasientkommunikasjon, eller støtte i vurderinger. Problemet er sjelden vilje. Problemet er manglende oversikt.

Denne artikkelen beskriver en praktisk måte å få oversikt på – uten teknisk kartlegging, systeminngrep eller “prosjekt”.

Mål: En oversikt som tåler tre spørsmål:

1. Hva brukes hvor – og til hva?

2. Hvilke data berøres (pasient/klinikk)?

3. Hvem har godkjent, og hvilke rammer gjelder?

1) Hvorfor er oversikt vanskelig?

To årsaker går igjen:

• KI er “innebygd”: Funksjoner er integrert i produkter dere allerede bruker (journalsystem, bildevisning, e-post, skriveverktøy). Ingen opplever at de “anskaffet KI”.

• Bruken er fragmentert: Den skjer på individnivå (ansatte tester verktøy), og blir ikke rapportert fordi det ikke finnes en enkel kanal eller kultur for det.

Konsekvensen er at klinikken kan mangle kontroll på:

• om pasientopplysninger deles i uautoriserte tjenester,

• om KI påvirker kliniske beslutninger uten tydelige kontrollpunkter,

• og hva dere kan dokumentere hvis dere blir spurt (pasient, styre, tilsyn).

2) Prinsipp: Ikke start med “hvilke verktøy”. Start med “hvilke oppgaver”.

Hvis du spør “hvem bruker ChatGPT?”, får du ufullstendige svar.
Hvis du spør “hvem bruker KI til å skrive pasienttekst, oppsummere, tolke bilder eller foreslå prioritet?”, får du riktigere svar.

Bruk derfor en oppgavebasert kartlegging.

De 6 oppgave-kategoriene (enkle å kjenne seg igjen i)

1. Tekst og språk: utkast, omskriving, pasientinformasjon, e-post

2. Oppsummering: notater, journalutkast, møteoppsummeringer

3. Søk og kunnskap: “forklar dette”, retningslinjer, begreper

4. Bilde/diagnostikk-nær støtte: markeringer, forslag, “funn” i bilder

5. Administrasjon: maler, timebokstøtte, intern rutine, HR

6. Kommunikasjon: nettsidetekst, SoMe, pasientbrev, skjema

Når dere vet hvilke oppgaver KI brukes til, er det mye enklere å avdekke verktøyene.

3) En 30-minutters kartlegging som faktisk fungerer

Dette kan gjøres i et ledermøte eller et kort allmøte + oppfølging.

Steg A: Sett rammen (2 minutter)

Si noe enkelt og ikke-moraliserende:

• “Vi kartlegger for å få oversikt og lage trygge rammer, ikke for å ta noen.”

Steg B: Mini-spørsmål (5 minutter)

Be alle svare (anonymt eller i et skjema), med avkryssing:

• Hvilke av oppgave-kategoriene bruker du KI til? (1–6 over)

• Bruker du KI med pasientopplysninger? (ja/nei/usikker)

• Bruker du KI som kan påvirke klinisk vurdering? (ja/nei/usikker)

• Hvilke verktøy/tjenester bruker du? (fritekst)

• Bruker du det på jobbmaskin, privat mobil, eller begge? (jobb/privat/begge)

Steg C: 10-minutters “vis meg” (frivillig)

Velg 2–3 ansatte (forskjellige roller) og be dem vise, i generelle ord:

• “Hvordan ser arbeidsflyten ut?”
  Dette avdekker ofte integrerte funksjoner (“jeg trykker bare her”) som ellers ikke blir nevnt.

Steg D: Oppsummering som liste (10 minutter)

Lag en foreløpig oversikt i tre kolonner:

• Oppgave → Verktøy → Data/risiko (lav/middels/høy)

Dette er nok til å starte styring – uten å late som dere har full kontroll.

4) “KI-bruksregister” – en enkel mal (som ledelsen kan eie)

Hold det lite. Én side eller ett ark. For hvert verktøy/bruksområde:

• Navn på verktøy/funksjon

• Hvor finnes det (PC, mobil, integrert i system X)

• Hvem bruker det (rolle, ikke person)

• Hva brukes det til (oppgave, konkret)

• Hvilke data berøres

  • ingen data / interne klinikkdata / pasientopplysninger

• Påvirker det kliniske vurderinger? (ja/nei)

• Status

  • godkjent / på vent / ikke tillatt inntil avklart

• Minste rammer

  • f.eks. “ingen pasientopplysninger”, “må alltid kvalitetssjekkes”, “kun mal-tekst”

Poenget er ikke perfeksjon. Poenget er at dere har en styrt oversikt.

5) Hvordan få ærlige svar (uten at folk slutter å si fra)

Shadow AI blir verre hvis kartleggingen oppleves som kontroll og sanksjon.

Tre grep som gir bedre data:

• “Lav terskel for å være usikker”: Tillat “usikker”-svar på pasientdata/klinisk påvirkning.

• Skill mellom “bruk” og “tillatelse”: Kartlegg først, vurder etterpå.

• Gi et trygt alternativ: Hvis dere forbyr uten å tilby godkjent praksis, vil bruken fortsette – bare mer skjult.

6) Når dere har oversikten: hva gjør dere med den?

Bruk en enkel prioritering:

Prioritet 1: Pasientopplysninger i ikke-godkjente tjenester

Tiltak: stopp/ram inn, avklar databehandlerforhold/avtaler og intern praksis.

Prioritet 2: KI som påvirker klinisk vurdering

Tiltak: definér kontrollpunkter (menneskelig vurdering), bruksformål, og dokumentasjon/avviksløp.

Prioritet 3: “Lavrisiko” tekst/admin

Tiltak: lag et minimumsregelsett (kvalitetssjekk, ingen sensitiv info, tydelig ansvar).

7) En kort sjekkliste ledelsen kan bruke månedlig (uten prosjekt)

• Har vi oppdatert KI-bruksregisteret siste 30 dager?

• Har vi fått nye verktøy “via” eksisterende systemer (oppdateringer)?

• Har vi hatt KI-relaterte avvik/nesten-hendelser?

• Er det nye oppgaver ansatte prøver å løse med KI (kapasitetsbehov)?

• Trenger vi å presisere én regel (ikke 10)?

Dette gjør kartlegging til praksis – ikke en engangsøvelse.

Avslutning

Å vite hvilke KI-verktøy som faktisk brukes i klinikken handler sjelden om teknologi. Det handler om å stille riktige spørsmål, gjøre det trygt å svare, og holde oversikten enkel nok til at den faktisk vedlikeholdes.