Hvordan dokumentere ledelsesforankring for KI

Kunstig intelligens blir gradvis en del av tannhelsetjenestens arbeidshverdag. Teknologien kan bidra til mer effektiv dokumentasjon, analyse av røntgenbilder og støtte til administrative oppgaver.

Når KI tas i bruk i en klinikk, oppstår imidlertid et spørsmål som går utover selve teknologien: Hvordan er bruken forankret i ledelsen?

Ledelsesforankring handler ikke bare om at ledelsen er informert om teknologien. Det handler om at virksomheten kan vise at KI-bruken er bevisst besluttet, organisert og fulgt opp gjennom tydelige strukturer.

Denne artikkelen forklarer hvordan ledelsesforankring av KI kan dokumenteres i praksis i en tannklinikk, og hvilke typer dokumentasjon som normalt viser at teknologien er styrt på en systematisk måte.

Hva menes med KI-bruk i tannhelse?

KI-bruk i tannhelse omfatter digitale systemer som analyserer informasjon, genererer forslag eller automatiserer oppgaver basert på data og statistiske modeller.

I en klinisk hverdag kan dette blant annet innebære:

• analyse av røntgenbilder

• støtte til journalføring eller dokumentasjon

• automatisert pasientkommunikasjon

• analyse av kliniske eller administrative data

• automatisering av interne arbeidsprosesser

Slike systemer kan påvirke hvordan informasjon tolkes, hvordan arbeid organiseres og hvordan beslutningsgrunnlag utformes i klinikken.

Derfor blir KI-bruk ikke bare et teknologisk spørsmål, men også et spørsmål om styring, ansvar og organisering i virksomheten.

Hvor oppstår ansvarsspørsmålet?

Ledelsesforankring blir særlig viktig når KI påvirker arbeidsprosesser som er sentrale for virksomheten.

Tre situasjoner går ofte igjen.

Når teknologi påvirker kliniske vurderinger
Systemer som analyserer røntgenbilder eller genererer journaltekst kan påvirke hvordan informasjon tolkes av fagpersoner.

Når KI brukes i dokumentasjon eller kommunikasjon
Automatisert generering av tekst eller analyser kan påvirke hvordan informasjon formidles til pasienter eller registreres i journal.

Når nye verktøy tas i bruk uten formell beslutning
I mange virksomheter kan KI-verktøy tas i bruk av enkeltpersoner uten en tydelig organisatorisk beslutning.

I slike situasjoner kan det bli uklart om teknologien faktisk er forankret i virksomhetens ledelse.

Vanlige misforståelser

«Ledelsen kjenner til teknologien – det er tilstrekkelig»

Det er vanlig at ledelsen er informert om at KI brukes i virksomheten. Informasjon alene er imidlertid ikke det samme som ledelsesforankring.

Ledelsesforankring innebærer at bruken er vurdert og besluttet gjennom virksomhetens styringsstruktur.

«Forankring skjer gjennom en enkel policy»

En generell retningslinje for KI-bruk kan være nyttig, men den dokumenterer ikke nødvendigvis hvordan teknologien faktisk brukes.

Forankring krever vanligvis også oversikt over systemer, ansvarslinjer og beslutningsprosesser.

«Dokumentasjon er bare relevant ved tilsyn»

Dokumentasjon av ledelsesforankring blir ofte først etterspurt ved tilsyn eller revisjon.

I praksis er dokumentasjonen også et styringsverktøy internt i virksomheten. Den gjør det mulig å forstå hvilke systemer som brukes og hvordan de påvirker arbeidet.

«Ledelsesforankring er et engangstiltak»

KI-systemer utvikler seg over tid. Nye funksjoner, oppdateringer eller nye bruksområder kan oppstå.

Derfor er ledelsesforankring en løpende prosess, ikke bare en beslutning ved første implementering.

Hva bør være på plass i praksis?

Ledelsesforankring dokumenteres vanligvis gjennom en kombinasjon av beslutninger, oversikter og styringsdokumenter.

Følgende elementer er vanlige.

Formell beslutning om bruk av KI

Virksomheten bør kunne vise at ledelsen har vurdert og godkjent bruk av KI-systemer som påvirker arbeidsprosesser.

Dette kan dokumenteres gjennom:

• lederbeslutninger

• interne notater

• referater fra ledermøter

Oversikt over KI-systemer

En klinikk bør ha en samlet oversikt over hvilke KI-systemer som brukes i virksomheten.

En slik oversikt kan inneholde:

• systemnavn

• formål

• hvor i arbeidsprosessen systemet brukes

• ansvarlig rolle

Dette fungerer ofte som et enkelt KI-register.

Definerte ansvarslinjer

Dokumentasjon bør vise hvem som har ansvar for:

• beslutning om bruk

• implementering

• oppfølging av systemet

Dette kan beskrives i en intern styringsmodell eller rollebeskrivelse.

Retningslinjer for bruk

Virksomheten bør ha en kort beskrivelse av hvordan KI kan brukes i klinikken.

Dette kan omfatte:

• hvilke typer oppgaver KI kan brukes til

• hvilke oppgaver som alltid krever menneskelig vurdering

• hvordan ansatte skal håndtere feil eller avvik

Oppfølging av systemer

Ledelsesforankring innebærer også at systemene følges opp over tid.

Dette kan inkludere:

• periodisk gjennomgang av systembruk

• vurdering av eventuelle feil eller avvik

• oppdatering av styringsdokumenter

Slike strukturer samsvarer også med utviklingen i europeisk regulering av kunstig intelligens, hvor virksomheter forventes å dokumentere hvordan KI brukes og kontrolleres operasjonelt. 

Eksempel på enkel dokumentasjon av ledelsesforankring

En kort intern dokumentasjon kan typisk inneholde følgende struktur:

1. Formål

Beskrivelse av hvorfor klinikken bruker KI og hvilke områder teknologien brukes innenfor.

2. Beslutning

Dato og referanse til lederbeslutning om bruk av KI-systemer.

3. Oversikt over systemer

Liste over KI-systemer i bruk og deres formål.

4. Roller og ansvar

Beskrivelse av hvem som har ansvar for:

• godkjenning av systemer

• teknisk oppfølging

• faglig bruk

5. Oppfølging

Kort beskrivelse av hvordan bruken av KI gjennomgås og evalueres.

Acteras rolle i dette

Actera er etablert for å gi tannhelsevirksomheter struktur rundt ansvarlig bruk av KI.

Vi jobber ikke med teknologiutvikling eller kliniske beslutninger, men med styringsstruktur, ansvarslinjer og dokumentasjon – slik at KI kan brukes på en trygg, forutsigbar og etterprøvbar måte.

Dette innebærer blant annet å utvikle styringsmodeller, KI-register og dokumentasjon som viser hvordan teknologien er forankret i virksomhetens ledelse. 

Avsluttende betraktning

Kunstig intelligens blir stadig mer tilgjengelig i tannhelsetjenesten. Teknologien kan tas i bruk raskt, men organiseringen av den tar ofte lengre tid.

Ledelsesforankring handler derfor ikke bare om å godkjenne teknologi, men om å etablere en struktur som gjør bruken forståelig og etterprøvbar.

Når beslutninger, ansvar og oppfølging er dokumentert, blir KI en del av virksomhetens styringssystem – ikke bare et verktøy i arbeidshverdagen.