KI i journalføring: ansvar, kontroll og dokumentasjon for tannleger
KI-baserte funksjoner brukes i økende grad i og rundt journalføring – som tale-til-tekst, oppsummeringer, tekstforslag og automatiske “utfyllinger” basert på tidligere notater. For mange klinikker fremstår dette som en effektivisering av dokumentasjonsarbeidet.
Samtidig er journalen en kjerne i helsehjelpen: Den skal være etterprøvbar, forståelig for annet kvalifisert helsepersonell, og knyttet til hvem som faktisk har ført opplysningene.
Denne artikkelen forklarer hvor ansvarsspørsmålet oppstår når KI brukes i journalføring i tannklinikk, og hvilke styrings- og dokumentasjonsprinsipper som typisk bør være på plass for å sikre kontroll og sporbarhet i praksis.
Hva menes med KI-bruk i tannhelse?
I journalføringskontekst betyr “KI-bruk” ofte at systemer hjelper til med å produsere, strukturere eller foreslå journaltekst – uten at det alltid oppleves som “et KI-verktøy”. Det kan være funksjoner som:
Tale-til-tekst og automatisk transkribering: klinikeren dikterer, systemet skriver utkast.
Oppsummering og strukturering: lange notater komprimeres, eller informasjon foreslås plassert i faste felt.
Tekstforslag og standardformuleringer: systemet foreslår setninger basert på kontekst (for eksempel symptomer, prosedyrer, tidligere notater).
Gjenbruk og autofyll: tidligere journaldata brukes for å foreslå innhold i nye notater.
Fellesnevneren er at KI kan påvirke hva som blir skrevet, hvordan det blir formulert, og hvilke detaljer som vektlegges eller utelates. Det gjør journalføring mer sårbar for glideeffekter: Utkast kan bli oppfattet som “nesten ferdig”, og kontrollen kan bli mindre aktiv enn man tror.
Hvor oppstår ansvarsspørsmålet?
Ansvarsspørsmålet oppstår sjelden fordi “KI gjør en feil” i isolasjon. Det oppstår når klinikkens praksis ikke tydelig avgrenser hvem som har ansvar for innhold, kvalitet og etterprøvbarhet – og når det ikke er mulig å rekonstruere hva som faktisk skjedde.
Typiske situasjoner er:
Når KI produserer tekst som ser plausibel ut
Journaltekst kan bli språklig korrekt, men faglig unøyaktig, for generell eller feil nyansert. Dette er særlig relevant ved oppsummeringer og tekstforslag, der små endringer kan påvirke hva som faktisk dokumenteres.Når det blir uklart hvem som har “ført” opplysningene
Journalen skal blant annet gjøre det mulig å se hvem som har ført opplysninger, og den skal være forståelig for annet kvalifisert helsepersonell. Hvis journaltekst i praksis blir “maskinprodusert”, må klinikken fortsatt kunne knytte innholdet til menneskelig vurdering og ansvar.Når korrigering og retting blir utydelig
Feil og mangler kan skje i enhver dokumentasjonsprosess. Samtidig finnes det klare forventninger til retting av uriktige eller ufullstendige journalopplysninger, og til at retting skjer på en sporbar måte (ikke ved å “viske ut” historikk). KI-støttet journalføring øker behovet for tydelige rutiner for kvalitetssikring og retting.Når dataflyt og personvern blir en del av journalprosessen
Journalføring innebærer behandling av personopplysninger, med grunnleggende prinsipper som riktighet, integritet/konfidensialitet og ansvarlighet. KI-funksjoner kan endre hvor data behandles, hvem som får tilgang, og hva som logges – uten at det er synlig i brukergrensesnittet.Når leverandør- og klinikkansvar blandes
Leverandører kan ha ansvar knyttet til produktets egenskaper, men klinikken må styre bruken i egen kontekst: hvilke oppgaver som støttes, hvem som kan bruke funksjonen, og hvordan kvalitet kontrolleres. Dette gjelder særlig dersom en KI-funksjon faller inn under “høyrisiko”-logikk i EU AI Act i den konkrete bruken; da får virksomheter som tar systemet i bruk (deployere) egne plikter knyttet til blant annet menneskelig kontroll, relevante inngangsdata og loggføring.
Vanlige misforståelser
«KI kan skrive journalen så lenge jeg leser raskt over»
Rask overlesning kan gi en falsk trygghet, fordi KI-tekst ofte fremstår konsistent og profesjonell. Risikoen ligger i detaljene: feil tidsangivelser, ubegrunnede konklusjoner, utelatelser eller “glidning” i klinisk presisjon.
I praksis må journalføring fortsatt være en dokumentasjon av helsehjelp og vurderinger slik de faktisk ble gjort. Krav til journalføring og innhold er knyttet til den som yter helsehjelp, ikke til verktøyet som hjelper med tekstproduksjon.
«Hvis teksten er generert av systemet, er det leverandøren som har ansvaret»
Leverandøransvar kan være relevant på produktnivå, men det endrer ikke at klinikken må kunne stå inne for hvordan journalføringen faktisk gjennomføres: hvilke funksjoner som brukes, hvilke kontrollpunkter som finnes, og hvordan feil fanges opp.
I tillegg er journalen en del av klinikkens virksomhetsstyring. For eksempel peker Helsedirektoratets kommentarer til journalplikten på at helseinstitusjoner skal utpeke én med overordnet ansvar for den enkelte journal når flere samarbeider. KI-funksjoner endrer ikke dette behovet – de kan øke det.
«Journalføring med KI er bare et personvernspørsmål»
Personvern er én del, men ansvaret handler også om faglig etterprøvbarhet og dokumentasjonskvalitet. Journalen skal være forståelig for annet kvalifisert helsepersonell, og det skal fremgå hvem som har ført opplysningene.
Dette betyr at KI-innhold ikke bare må være “trygt lagret”, men også faglig presist, kontekstuelt riktig og knyttet til en reell menneskelig vurdering.
«Vi trenger ikke ekstra sporbarhet – journalen er jo i systemet»
At journalen lagres elektronisk er ikke det samme som at prosessen er sporbar. Ved KI-støttet tekstproduksjon kan det bli viktig å kunne forklare:
hva som var et KI-utkast,
hva som ble endret av behandler,
og hvilke vurderinger som ble gjort før signering.
For enkelte typer KI-systemer (avhengig av klassifisering og bruksområde) kan loggføring også være en eksplisitt forventning etter EU AI Act for deployere av høyrisiko KI. Poenget i journalføringskontekst er uansett det samme: uten sporbar praksis blir det vanskelig å etterprøve kvalitet og ansvar i etterkant.
«Dette løses med en enkel intern retningslinje»
Generelle setninger som “bruk KI med forsiktighet” gir liten styring i en hektisk klinisk hverdag. KI-støttet journalføring krever ofte mer konkrete avklaringer: når skal man bruke funksjonen, når skal man ikke bruke den, og hvilke minimumskontroller må gjøres før journalen anses som faglig og dokumentasjonsmessig robust.
Hva bør være på plass i praksis?
For tannklinikker som bruker (eller vurderer å bruke) KI i journalføring, er det noen styringsprinsipper som typisk gir kontroll uten å gjøre prosessene tunge:
Kartlagt faktisk bruk av KI i journalprosessen
En enkel oversikt: hvor brukes tale-til-tekst, oppsummering eller tekstforslag, og hva påvirker det i journalen (fritekst, strukturerte felt, kodings-/prosedyreregistrering)?Tydelig ansvar for journalinnhold og endringer
Forankre hvem som har ansvar for kvalitet før signering, og hvordan det overordnede ansvaret for journalen håndteres når flere bidrar.Definerte kontrollpunkter før signering
Ikke som “ekstraarbeid”, men som en standardisert sjekk: stemmer fakta, tidslinje, kliniske vurderinger og tiltak? Er teksten presis og etterprøvbar? Dette bør være tilpasset risikonivået i de konkrete KI-funksjonene.Rutiner for retting og håndtering av feil
KI kan øke risiko for systematiske feil (samme feiltype repeteres). Klinikken bør ha en praktisk måte å fange opp, rette og dokumentere rettelser på, i tråd med krav om sporbar retting (ikke sletting).Personvern og sikkerhet integrert i journalarbeidet
Sikre at grunnleggende personvernprinsipper som riktighet, integritet/konfidensialitet og ansvarlighet faktisk er ivaretatt i den konkrete løsningen og bruken.Sporbarhet som tåler tilsyn og etterprøving
Klinikken bør kunne forklare hvordan KI brukes i journalføringen på et praktisk nivå: hva som er automatisert, hva som alltid krever menneskelig vurdering, og hvordan man kan dokumentere dette i ettertid.
Acteras rolle i dette
Actera er etablert for å gi tannhelsevirksomheter struktur rundt ansvarlig bruk av KI.
Vi jobber ikke med teknologiutvikling eller kliniske beslutninger, men med styringsstruktur, ansvarslinjer og dokumentasjon – slik at KI kan brukes på en trygg, forutsigbar og etterprøvbar måte.
Avsluttende betraktning
KI vil i økende grad bli en del av journalføringshverdagen, ofte som funksjoner som “bare finnes” i verktøyene klinikken bruker. Det gjør det mer, ikke mindre, viktig å ha tydelige rammer for ansvar, kontroll og sporbarhet.
Når journalen skal være forståelig, etterprøvbar og knyttet til hvem som har ført innholdet, blir styring av KI-bruk et spørsmål om praksis – ikke teknologi. Med klar rolleforankring og dokumenterte kontrollpunkter blir det også enklere å håndtere både feil, tilsyn og endringer i verktøy over tid.
